Nachfolgend finden Sie Informationen, welche personenbezogenen Daten wir zu welchem Zweck, auf welcher Grundlage für wie lange verarbeiten:

In unseren Datenschutzhinweisen finden Sie folgende Informationen:

A. Unsere Kontaktdaten / Allgemeines zur Datenverarbeitung durch uns / Datenverarbeitung bei Kontaktaufnahme

A.1      Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
A.2      Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
A.3      Allgemeines zu Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
A.4      Allgemeines zu Datenlöschung und Speicherdauer
A.5      Quellen der personenbezogenen Daten
A.6      Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
A.7       Kontaktaufnahme über E-Mail, Fax und Telefonanruf

B. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten bei Streaming-Teilnahme

B.1      Bereitstellung der Website und Erstellung von Log-Files
B.2      Bei Veranstaltungs-Anmeldung über die Webseite
B.3      Bei Login zum Streaming der Veranstaltung
B.4      Nutzung von Cookies
B.5      Verwendung des Kartendienstes Google Maps
B.6      Nutzung von YouTube-Videos (im erweiterten Datenschutzmodus)
B.7      Nutzung der Software congreet für das Networking der Teilnehmer
B.8      Nutzung des Umfragetools Slido
B.9      Nutzung von Zoom
B.10     Verschlüsselung der Website und der Kommunikation
B.11     Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (EU-Ausland)

C. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten bei Präsenzteilnahme

C.1      Datenverarbeitung zur Erstellung von Namenslisten/Namensschildern/Namebadges
C.2      Datenerhebung zur Kontaktnachverfolgung (Corona)
C.3      Nutzung des Umfragetools Slido

D.Ihre Rechte

D.1      Recht auf Auskunft
D.2      Recht auf Berichtigung
D.3      Recht auf Löschung
D.4      Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
D.5      Recht auf Unterrichtung
D.6      Recht auf Datenübertragbarkeit
D.7      Widerspruchsrecht bei Verarbeitung wegen berechtigtem Interesse, sowie gegen Direktwerbung
D.8      Widerrufsrecht bei erteilter Einwilligung
D.9      Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling
D.10     Freiwilligkeit der Bereitstellung der Daten
D.11     Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

  1. Unsere Kontaktdaten / Allgemeines zur Datenverarbeitung durch uns / Datenverarbeitung bei Kontaktaufnahme

A.1   Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich im Sinne des Datenschutzrechts für die Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten ist die
H.U.T. Hotelreservierungs- und Tagungsmanagement GmbH
Stolberger Straße 108
D-50933 Köln

Vertreten durch den Geschäftsführer Horst L. Bauer

Telefon: +49 (0)221 292592-0
Telefax: +49 (0)221 292592-99
E-Mail: info@hut-gmbh.net

A.2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt und sind hierzu auch nicht verpflichtet. Sie können uns zum Thema Datenschutz über die in A.1 genannten Kontaktdaten oder über datenschutz@hut-gmbh.net erreichen.

A.3   Allgemeines zu den Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Ganz allgemein gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns folgendes:

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten Ihre Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

  • Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO als Rechtsgrundlage. Das gilt auch schon, wenn die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, also beispielsweise bei Bestellungen, Angeboten, Vertragsverhandlungen.
  • Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO als Rechtsgrundlage.
  • Für den Fall, dass Ihre lebenswichtigen Interessen oder die einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe d) DSGVO als Rechtsgrundlage.
  • Falls die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde, geschieht dies aufgrund der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e) DSGVO.
  • Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erforderlich und überwiegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten dieses Interesse nicht, dient Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

A.4   Allgemeines zu Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden von uns allgemein dann gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir als Verantwortlicher unterliegen, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Konkret bedeutet das:

Verarbeiten wir die personenbezogenen Daten aufgrund einer Einwilligung zur Datenverarbeitung (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe a) Datenschutzgrundverordnung, kurz: DSGVO), so endet die Verarbeitung mit Ihrem Widerruf, es sei denn es existiert ein weiterer Rechtsgrund zur Verarbeitung der Daten, was beispielsweise dann der Fall ist, wenn wir zum Zeitpunkt des Widerrufs noch berechtigt sind Ihre Daten zum Zwecke der Vertragserfüllung zu verarbeiten (vgl. hierzu jeweils unten).

Verarbeiten wir die Daten aufgrund unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO) im Rahmen einer zuvor vorgenommenen Abwägung, so speichern wir diese bis das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung zu einem anderen Ergebnis kommt oder Sie nach Art. 21 DSGVO wirksam Widerspruch eingelegt haben (vgl. hierzu den optisch hervorgehobenen „Hinweis auf besonderes Widerspruchsrecht“ unter C.).

Verarbeiten wir die Daten zur Vertragserfüllung, dann speichern wir die Daten solange bis der Vertrag endgültig erfüllt und abgewickelt ist und keine Ansprüche mehr aus dem Vertrag geltend gemacht werden können, also bis zum Eintritt der Verjährung. Die allgemeine Verjährungsfrist nach § 195 BGB beträgt drei (3) Jahre. Bestimmte Ansprüche, wie beispielsweise Schadensersatzansprüche, verjähren jedoch erst in 30 Jahren (vgl. § 197 BGB). Besteht berechtigter Anlass anzunehmen, dass dies im Einzelfall relevant ist, so speichern wir die personenbezogenen Daten über diesen Zeitraum. Die genannten Verjährungsfristen beginnen mit dem Ende des Jahres (also am 31.12.) in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste.

Wir weisen darauf hin, dass wir daneben auch gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus handelsrechtlichen, steuerlichen und buchhalterischen Gründen unterliegen. Diese verpflichten uns als Nachweis für unsere ordnungsgemäße Geschäftstätigkeit bzw. Buchführung bestimmte Daten, zu denen auch personenbezogene Daten gehören können, über einen Zeitraum von sechs (6) bis zu zehn (10) Jahren aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfristen gehen den oben genannten Löschungspflichten vor. Auch die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit Schluss des betreffenden Jahres, also am 31.12.

A.5   Quellen der personenbezogenen Daten

Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten stammen in erster Linie von den betroffenen Personen selbst, beispielsweise indem diese

  • als Nutzer unserer Webseite über den Webbrowser und ihr Endgerät (beispielsweise ein PC, ein Smartphone, ein Tablet oder ein Notebook) Informationen, wie beispielsweise die IP-Adresse, an uns bzw. unseren Webserver übermitteln,
  • als Interessenten Infomaterial oder ein Angebot bei uns anfordern,
  • als Teilnehmer an einer Veranstaltung einen Vertrag mit uns schließen,
  • als Pressevertreter Infomaterial, Pressemeldungen, Stellungnahmen o.ä. anfordern,
  • als Lieferanten uns vereinbarungsgemäß mit Waren beliefern bzw. als Geschäftspartner uns gegenüber Dienstleistungen u.ä. erbringen.

Nur ganz ausnahmsweise können die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten auch von Dritten stammen, beispielsweise dann, wenn eine Person im Namen eines Dritten handelt.

A.6   Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte nur dann weitergegeben oder übermittelt, wenn dies zum jeweiligen Zweck zwingend erforderlich und zulässig ist. An wen wir Daten zu welchem Zweck weitergeben, erläutern wir jeweils im Zusammenhang mit den unten beschriebenen Datenverarbeitungen bzw. bei Übermittlungen ins EU-Ausland zusätzlich am Ende von Abschnitt B. dieser Datenschutzhinweise.

Kategorien von Empfängern können grundsätzlich sein:

  • Dienstleister,
  • Veranstalter,
  • Geschäftspartner,
  • Steuerberater

A.7   Kontaktaufnahme über E-Mail, Fax und Telefonanruf

Sie können sich über verschiedene Kontaktwege  an uns wenden, wenn Sie möchten. Dazu finden Sie auf der Webseite auch E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Faxnummer. Auch dann, wenn Sie uns eine E-Mail schreiben, uns anrufen oder uns ein Fax senden verarbeiten wir zwangsläufig personenbezogene Daten von Ihnen. Denn es werden zumindest die mit der E-Mail, dem Fax oder Ihrem Telefon übermittelten personenbezogenen Daten von uns bzw. unseren Systemen gespeichert.

Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt in diesem Zusammenhang nicht. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

Zwecke der Datenverarbeitung: Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten bei Übermittlung per E-Mail, Fax oder Telefon, dient uns zur Bearbeitung Ihrer Kontaktaufnahme und Ihres Anliegens. Wir benötigen zwingend Ihre E-Mailadresse, Ihre Faxnummer oder Ihre Telefonnummer, um überhaupt antworten zu können. Hierin liegt auch das berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO, die Sie duch die aktive Kontaktaufnahme erteilt haben.

Zielt der Kontakt bzw. Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

Dauer der Speicherung: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Für die personenbezogenen Daten, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit Ihnen beendet ist und wir danach eine Karenzzeit von bis zu 3 Monaten abgewartet haben, ob wir ggf. auf Ihr Anliegen bzw. die Details der Kommunikation nochmals zurückgreifen müssen. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Faxdaten werden getrennt von Druckdaten im Gerätespeicher des Faxgerätes aufbewahrt. Nach Ausdruck des Faxes wird der belegte Speicherplatz wieder freigegeben, damit das nächste Fax empfangen und dort abgelegt werden kann. Teile des Faxes können nach dem Ausdruck temporär im Speicher des Gerätes verbleiben, bis diese vom nächsten empfangenen Fax überschrieben werden. Im Regelfall führt dies zu einer automatischen Löschung der Daten nach ca. 1-2 Wochen. Falls es sich um ein Computerfax handelt erhalten wir Ihr Fax als E-Mail und es gelten die Ausführungen zur E-Mail entsprechend.

Bei einem eingehenden Telefonanruf oder bei einem ausgehenden Anruf bei uns wird Ihre Telefonnummer oder Ihr bei Ihrem Telefonanbieter hinterlegter Name/Firmenname sowie Datum und Uhrzeit des Anrufs in unserer Telefonanlage in einem sog. Ringspeicher gespeichert, der die ältesten Daten mit neuen Daten überschreibt. Im Regelfall führt dies in der Telefonanlage zu einer automatischen Löschung der Daten nach ca. 3-4 Monaten.

Die Kommunikation kann ggf. aus handelsrechtlicher oder steuerrechtlicher Sicht einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, die sodann vorgeht (vgl. die Ausführungen oben zu „Datenlöschung und Speicherdauer“).

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Sie haben jederzeit die Möglichkeit, eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen bzw. der weiteren Datenverarbeitung wegen berechtigten Interesses zu widersprechen (vgl. den Hinweis auf das besondere Widerspruchsrecht unter C. dieser Datenschutzhinweise). In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Der Widerruf der Einwilligung bzw. der Widerspruch der weiteren Datenverarbeitung werden durch formlose Mitteilung an uns (bspw. per E-Mail) ermöglicht.

Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

  1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten bei Streaming-Teilnahme

Wir erheben und verwenden personenbezogene Daten der Nutzer im Rahmen der Nutzung unserer Website grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich bzw. sinnvoll ist. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt in der Regel nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und/oder die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

B.1   Bereitstellung der Website und Erstellung von Log-Files

Bei jedem Aufruf der Website erfasst unser System aus technischen Gründen automatisch Daten und Informationen. Diese werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Es handelt sich dabei um:

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • URL (Adresse) der verweisenden Website (Referrer),
  • Webseiten, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden,
  • Bildschirmauflösung des Nutzers,
  • abgerufene Datei(en) und Meldung über den Erfolg des Abrufs,
  • Menge der gesendeten Daten,
  • den Internet-Service Provider des Nutzers,
  • Browser, Browsertyp und Browserversion, Browser-Engine und Engine-Version,
  • Betriebssystem, Betriebssystem-Version, Betriebssystem-Typ, sowie
  • die anonymisierte IP-Adresse und den Internet-Service-Provider des Nutzers,
  • Herkunftsland der IP-Adresse.

Diese Daten werden getrennt von anderen Daten verarbeitet. Eine Verarbeitung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt. Eine Zuordnung dieser Daten zu einer bestimmten Person ist uns nicht möglich.

Zwecke der Datenverarbeitung: Die vorübergehende Verarbeitung der Daten durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Inhalte unserer Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.

Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung unseres Angebots und der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Die vorübergehende Speicherung der Daten und den Logfiles erfolgt auf Basis der Rechtsgrundlage des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Unser überwiegendes berechtigtes Interesse an dieser Datenverarbeitung liegt in den zuvor genannten Zwecken.

Dauer der Speicherung: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 130 Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers hier keine Widerspruchsmöglichkeit. Der Nutzer kann jedoch jederzeit die Nutzung der Website beenden und damit die weitere Erhebung der genannten Daten verhindern.

B.2   Bei Veranstaltungs-Anmeldung über die Website

Hinweis: Melden Sie sich nicht über uns, sondern direkt über den Veranstalter (unseren Kunden) für eine Veranstaltung an, wird Sie der Veranstalter bei der Anmeldung über seine entsprechenden Datenverarbeitungen informieren. In diesem Fall erhalten wir von diesem zum Zweck der Generierung von Zugangsdaten für die Teilnehmer und ggf. bei Präsenzveranstaltungen zur Generierung von Namensschildern/Namebadges (wenn Sie darin eingewilligt haben) lediglich eine Excel-Liste mit den Anmeldedaten der Teilnehmer.

Für den Fall, dass Sie sich auf einer unserer Webseiten für eine Veranstaltung anmelden, geschieht folgendes mit Ihren Daten.

Die in der Eingabemaske von Ihnen eingegebenen Daten werden an uns per E-Mail übermittelt und gespeichert. Die Datenverarbeitung bezieht sich konkret auf die jeweilige Veranstaltung, für die Sie sich anmelden.

Im Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:

  • Die IP-Adresse des Nutzers,
  • Datum und Uhrzeit der Absendung.

Bei den als Pflichtfeldern definierten Daten handelt es sich um solche, die wir zwingend zur Bearbeitung Ihrer Anmeldung benötigen. Wenn Sie diese Daten nicht angeben wollen, können Sie leider an der Veranstaltung nicht teilnehmen

Für die Verarbeitung der Daten werden Sie im Rahmen des Absendevorgangs nochmals über die Datenverarbeitung informiert und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Zwecke der Datenverarbeitung: Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient der Organisation und Abwicklung der Veranstaltung der Erstellung von Namenlisten/Namebadges (wenn Sie darin eingewilligt haben), sowie der Rechnungsstellung. Die Daten dienen auch zur Weitergabe an den Veranstalter, da dieser die Anmeldedaten zur weiteren Durchführung der Veranstaltung benötigt bzw. ggf. seinerseits die Rechnungsstellung etc. vornimmt.

Die sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten dienen dazu, einen Missbrauch des Anmeldeformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen, also auch zur Betrugsprävention.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO (Durchführung (vor)vertraglicher Maßnahmen), da Sie mit Ihrer Anmeldung einen Teilnahmevertrag mit uns und dem Veranstalter schließen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der sonstigen während des Absendevorgangs verarbeiteten personenbezogenen Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO, welches hier darin besteht, einen Missbrauch des Anmeldeformulars zu verhindern und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme sicherzustellen.

Dauer der Speicherung: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Anmeldeformulars ist das dann der Fall, wenn die jeweilige Veranstaltung vollständig abgewickelt und beendet ist. Beendet ist die Veranstaltung in diesem Sinne erst dann, wenn sie abgerechnet und bezahlt ist und keine Ansprüche mehr gegenseitig aus diesem Vertragsverhältnis geltend gemacht werden können, also wenn Ansprüche aus dem zugrundeliegenden Teilnahmevertrag verjährt sind.

Veranstaltungsbezogene Daten werden i.d.R. nach 40 Tagen gelöscht.

Die Daten können aus handelsrechtlicher oder steuerrechtlicher Sicht einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, die sodann vorgeht (vgl. die allgemeinen Ausführungen oben zu „Datenlöschung und Speicherdauer“).

Die während des Absendevorgangs zusätzlich erhobenen personenbezogenen Daten werden spätestens nach einer Frist von sieben Tagen gelöscht.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Die Datenverarbeitung als solche können Sie dadurch verhindern, dass Sie das Anmeldeformular nicht nutzen bzw. nicht an einer Veranstaltung teilnehmen. Im Übrigen haben Sie ggf. aus rechtlichen Gründen die Möglichkeit den geschlossenen Teilnahmevertrag zu beenden (bspw. durch Rücktritt etc.), wodurch die darauf basierende Datenverarbeitung beendet wird, soweit uns nicht anderweitig eine Rechtsgrundlage zur Verfügung steht (wie bspw. aufgrund der sich ggf. anschließenden Rückabwicklung der Leistungen o.ä.)

B.3   Bei Login zum Streaming der Veranstaltung

Wenn Sie sich mit den Ihnen übermittelten Zugangsdaten für das Streaming einer Veranstaltung einloggen, bedeutet dies folgendes für die Verarbeitung personenbezogener Daten:

Wir speichern und verarbeiten in diesem Falle Ihre Zugangsdaten, sowie die Zeitpunkte, wann Sie sich eingeloggt haben und wann Sie den Stream wieder verlassen.

Zwecke der Datenverarbeitung: Wir verarbeiten Ihre Zugangsdaten zur Verifizierung Ihrer Berechtigung an der Veranstaltung teilnehmen zu können. Die Zeitstempel (Einloggen und Ausloggen) verarbeiten wir zu dem Zwecke die Teilnahme an der Veranstaltung dokumentieren zu können, was bspw. dann wichtig ist, wenn wir für Weiterbildungsmaßnahmen oder Schulungsmaßnahmen die Teilnahme verifiziert werden muss. Das ist bspw. erforderlich bei Weiterbildungsmaßnahmen zum Erreichen von medizinischen Punkten und zur Vorlage bei der Ärztekammer zum Nachwies, dass ein bestimmter Teilnehmer tatsächlich die Veranstaltung verfolgt hat.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Zugangsdaten sowie der Teilnahmezeit (Einloggen und Ausloggen) ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO (Durchführung (vor)vertraglicher Maßnahmen), da Sie mit Ihrer Anmeldung einen Teilnahmevertrag mit uns und dem Veranstalter schließen bzw. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO, also unser überwiegendes berechtigtes Interesse. Das berechtigte Interesse besteht hierbei in dem Erfordernis Ihnen die Teilnahme an der gebuchten Veranstaltung ermöglichen und ggf. Ihre Teilnahme bestätigen zu können, damit Sie die erforderliche Teilnahmebestätigung auch erhalten können.

Dauer der Speicherung: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Wir speichern die Zugangsdaten i.d.R. nur über die Dauer der Veranstaltung, um Ihnen die Teilnahme ermöglichen zu können, und löschen diese dann. Die Dauer der Teilnahme wird nur solange gespeichert, wie diese Information zur Verifizierung der Teilnahme und ggf. Ausstellung einer Teilnahmebestätigung benötigt wird. Die Daten werden i.d.R. nach 40 Tagen gelöscht. Werden die Daten zum Nachweis der Teilnahme auf Anforderung des Ausstellers der Teilnahmebestätigung (bspw. Ärztekammer) länger benötigt, werden die Daten über längere Dauer gespeichert.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Die Datenverarbeitung ist zwingend erforderlich, um die Veranstaltung online durchführen zu können, so dass Sie die Datenverarbeitung nur dadurch verhindern können, indem Sie nicht online an einer solchen Veranstaltung teilnehmen. Bei einer hybriden Veranstaltung steht Ihnen die Möglichkeit offen, stattdessen präsent vor Ort teilzunehmen.

B.4   Nutzung von Cookies

Von uns werden so genannte Cookies verwendet. Das sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät (PC, Smartphone, Tablet etc.) abgelegt werden. Rufen Sie eine Website auf, so kann ein Cookie von Ihrem Browser gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Cookies werden von uns nur eingesetzt, um die Funktionalitäten unserer Website überhaupt nutzbar zu machen oder, um diese nutzerfreundlicher zu gestalten.

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies ein, um Funktionen wie das Einloggen in den Streaming-Bereich und die Benutzeridentifikation zu ermöglichen. Das Setzen von Cookies ist erforderlich, um eingeloggte Besucher wiederzuerkennen.

Zweck der Datenverarbeitung: Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Internetseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird. Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO, also ein berechtigtes Interesse unsererseits. Unser berechtigtes Interesse liegt in den oben genannten Zwecken, also insbesondere die Herstellung der Funktionalität der Website als solcher.

Dauer der Speicherung: Die von uns verwendeten Cookies werden nach dem Ende der Browser-Sitzung, also nach dem Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (so genannte Sitzungs-Cookies).

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit Cookies werden auf Ihrem Rechner gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Daher haben Sie die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Eine solche „Do-Not-Track“-Einstellung Ihres Browsers wird von uns als Widerspruch zur weiteren Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten verstanden.

Hinweis: Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können nicht mehr alle Funktionen der Website genutzt werden.

B.5   Verwendung des Kartendienstes Google Maps

Diese Website benutzt Google Maps, einen Kartendienst der Firma Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA („Google“), zur Darstellung einer interaktiven Karte. Durch die Nutzung von Google Maps können Informationen über Ihre Benutzung dieser Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse) an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert werden.

Google wird die durch Maps gewonnenen Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Google wird in keinem Fall Ihre IP-Adresse mit anderen Daten von Google in Verbindung bringen. Trotzdem wäre es technisch möglich, dass Google aufgrund der erhaltenen Daten eine Identifizierung zumindest einzelner Nutzer vornehmen könnte. Es wäre möglich, dass personenbezogene Daten und Persönlichkeitsprofile von Nutzern der Website von Google für andere Zwecke verarbeitet werden könnten, auf welche wir keinen Einfluss haben und haben können.

Zweck der Datenverarbeitung: Die Verwendung von Google Maps erfolgt zu dem Zweck, die Qualität unserer Website und ihre Inhalte zu verbessern und Ihnen einen einfachen, nützlichen und bekannten Kartendienst zur Orientierung, zur Anzeige unseres Firmensitzes, zur Planung Ihrer Anreise etc. zur Verfügung zu stellen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Google Maps ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO, also ein berechtigtes Interesse unsererseits. Unser berechtigtes Interesse liegt in den oben genannten Zwecken. Die Firma Google Inc. ist dem „EU-U.S.-Privacy Shield“ beigetreten, so dass die Datenübermittlung in die USA zulässig ist.

Dauer der Speicherung: Sie können als Nutzer selbst über die Ausführung des für das Tool erforderlichen Java-Script-Codes über Ihre Browsereinstellungen entscheiden. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Ausführung von Java-Script deaktivieren oder einschränken. Hinweis: Wird die Ausführung von Java-Script deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

Im Übrigen speichern wir die auf Grundlage eines berechtigten Interesses erhobenen Daten bis das berechtigte Interesse nicht mehr besteht, die Abwägung zu einem anderen Ergebnis kommt oder Sie nach Art. 21 DSGVO wirksam Widerspruch eingelegt haben (vgl. hierzu den optisch hervorgehobenen „Hinweis auf besonderes Widerspruchsrecht“ unter C.).

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Sie haben die Möglichkeit, den Service von Google Maps auf einfache Art und Weise zu deaktivieren und somit den Datentransfer an Google zu verhindern: Deaktivieren Sie dazu JavaScript in Ihrem Browser.
Um die Ausführung von Java-Script Code insgesamt zu verhindern, können Sie auch einen Java-Script-Blocker, wie z.B. das Browser-Plugin NoScript installieren (z.B. www.noscript.net oder www.ghostery.com).

Hinweis: Wird die Ausführung von Java-Script deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

Die Datenschutzhinweise und Nutzungsbedingungen zu Google Produkten und speziell zu Google Maps finden sie unter https://policies.google.com/technologies/product-privacy?hl=de

B.6   Verwendung von YouTube-Videos (im erweiterten Datenschutzmodus)
Auf unserer Website sind Videos eingebettet, die von der Videoplattform YouTube, LLC 901 Cherry Ave., 94066 San Bruno, CA, USA (nachfolgend YouTube) stammen. YouTube ist eine Tochtergesellschaft der Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043-1351, USA.

Wir haben diese YouTube-Videos im erweiterten Datenschutzmodus von YouTube eingebunden, der das Setzen von YouTube-Cookies solange blockiert, bis ein aktiver Klick auf die Wiedergabe erfolgt.

Die Videos werden somit erst dann nachgeladen und dadurch Cookies von YouTube bei Ihnen gesetzt, wenn Sie durch Ihren ersten Klick auf ein solches Video Ihre Einwilligung in das Setzen von YouTube-Cookies erteilen. Wir haben unter jedem Video einen entsprechenden Hinweistext für Sie hinterlegt.

Der Aufruf der Seiten, auf denen ein YouTube-Video eingebettet ist, führt jedoch in jedem Fall zu einer Verbindungsaufnahme mit YouTube und dem DoubleClick-Werbenetzwerk von Google.

Durch jeden Klick auf ein YouTube-Video, also beim Ablaufen lassen des Videos, erhalten YouTube und Google Kenntnis darüber, dass Sie unsere Website besuchen und welches Video Sie konkret abrufen. Sofern Sie gleichzeitig bei YouTube eingeloggt sind, werden diese Informationen durch YouTube und Google Ihrem YouTube- bzw. Google-Account zugeordnet.

Die Datenschutzbestimmungen von YouTube geben Aufschluss über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch YouTube und Google und können hier abgerufen werden: https://policies.google.com/privacy

Details zur Cookie-Verwendung durch YouTube finden Sie in der Cookies-Policy von Google: https://policies.google.com/technologies/types?hl=de

Zweck der Datenverarbeitung: Das Einbetten von YouTube-Videos erfolgt zu dem Zweck Ihnen unser Unternehmen und unsere Leistungen durch Nutzung multimedialer Inhalte auf der Website präsentieren zu können und dadurch das Nutzungserlebnis auf der Website aufzuwerten und zu verbessern. Da somit unsere Website attraktiver wird, dient die Nutzung von YouTube auch unseren Marketing- und Werbezwecken.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist hinsichtlich des Setzens von Cookies durch YouTube nach Ihrem ersten Klick auf eines der Videos Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO, also Ihre ausdrücklich erteilte Einwilligung. Rechtsgrundlage für das Einbetten der Videos selbst ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO, also ein berechtigtes Interesse unsererseits. Unser berechtigtes Interesse liegt hierbei in den oben genannten Zwecken.

Dauer der Speicherung: Wir speichern keine personenbezogenen Daten betreffend die Nutzung der YouTube Videos. Die Zugriffe und Abrufe der einzelnen Videos werden von uns ausgewertet, jedoch ohne Bezug zu einer bestimmten Person.

Auf die Speicherung durch YouTube bzw. Google selbst haben wir keinen Einfluss. Die genauen Umstände der dortigen Datenverarbeitung können Sie den Datenschutzhinweisen bei Google entnehmen (http://www.google.de/intl/de/policies/privacy).

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Wollen Sie eine Zuordnung der gesammelten Informationen (Besuch unserer Website, Abrufen des konkreten Videos) zu Ihrem YouTube- oder Google-Account vermeiden, dann können Sie die Übermittlung dadurch verhindern, dass Sie sich vor einem Aufruf der Seite, die das Video enthält, aus Ihrem YouTube- und Google-Account ausloggen.

Im Übrigen finden Sie in den Kontoeinstellungen zu YouTube auch Möglichkeiten die Datenverarbeitung durch Google zu minimieren. Da das Videoportal zu Google gehört, finden sich die Einstellungen in der allgemeinen Konfiguration des Google-Kontos. Dort finden Sie unter den „Aktivitätseinstellungen“ nicht nur Optionen zum Web- und Standortverlauf, sondern auch spezielle Funktionen zum Datenschutz bei YouTube. Zum einen können Sie den Video-Suchverlauf pausieren, sodass Ihre Suchanfragen nicht mehr gespeichert werden. Zum anderen können Sie auch den Video-Wiedergabeverlauf ausschalten, sodass auch nicht all ihre angesehenen Videos gespeichert werden.

Ansonsten können Sie die Datenverarbeitung dadurch vermeiden, dass Sie keine Seiten mit YouTube-Videos aufrufen.

B.7   Nutzung der Software congreet für das Networking der Teilnehmer

In die Anmeldeseite für das Onlineevent haben wir die Möglichkeit integriert über die Software „congreet – easy networking“ der congreet GmbH, Alpenrosenstraße 15, 82377 Penzberg, info@congreet.com, vor, während und nach der Veranstaltung in Form einer Community mit anderen Teilnehmern zu interagieren und zu netzwerken.

Wenn Sie sich zur Teilnahme registrieren willigen Sie darin ein, dass wir zum Zwecke des Networking der Teilnehmer Ihre bei der Registrierung eingegebenen Daten allen anderen registrierten Nutzern der Veranstaltung im Sinne des Community-Gedankens zur Verfügung stellen und zugänglich machen.

Zweck der Datenverarbeitung: Die Datenverarbeitung erfolgt zur Ermöglichung der Kontaktaufnahme, der Interaktion und zur Förderung des Communitygedankens unter den einzelnen Teilnehmern einer Veranstaltung.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO, also Ihre bei der Registrierung für die Software ausdrücklich erteilte Einwilligung.

Dauer der Speicherung: Die Datenverarbeitung wird unverzüglich dann beendet, wenn Sie Ihre Einwilligung uns gegenüber widerrufen. Wir löschen dann Ihre personenbezogenen Daten in der Software. Sie können auch direkt innerhalb der Software den von Ihnen angelegten Nutzer-Account löschen und damit die weitere Datenverarbeitung selbst beenden.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Sie müssen sich nicht für die Nutzung der Software registrieren und können daher diese Datenverarbeitung ganz einfach selbst vermeiden. Die Registrierung und Teilnahme an congreet ist rein freiwillig.
Sie können auch nach der Registrierung jederzeit Ihren Nutzer-Account dort wieder löschen oder uns gegenüber den Widerruf Ihrer Einwilligung erklären und damit für die Zukunft die weitere Datenverarbeitung unterbinden.

B.8   Nutzung des Umfragetools Slido

Wir setzen für die Veranstaltungen teilweise das Umfragetool Slido der Firma sli.do s. r. o., Vajnorská 100/A, 831 04 Bratislava, Slowakei ein.

Die Verarbeitung der Daten durch Slido erfolgt ohne Erhebung personenbezogener Daten und stets im Rahmen der Datenschutzbestimmungen von Slido, die Sie hier anrufen können: https://www.sli.do/terms#privacy-policy

Zweck der Datenverarbeitung: Wir setzen Sido ein, um während der Veranstaltung Umfragen unter den Teilnehmern zu machen.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Slido ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO, also Ihre Einwilligung, die in der freiwilligen Nutzung des Tools zur Teilnahme an einer bestimmten Umfrage zu sehen ist. Im Übrigen haben wir aber auch ein berechtigtes Interesse i.S.d. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt hierbei konkret in der Ermöglichung durch solche interaktiven Elemente die Events auf unserer Plattform moderner, verständlicher und interessanter zu machen.

Dauer der Speicherung: Wir speichern keine personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Slido. Slido selbst tut dies nach eigenen Angaben auch nur, um den Service anbieten zu können. Die Daten werden nur für die Nutzungsdauer des Tools gespeichert.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Die Nutzung des Tools zur Teilnahme an einer konkreten Umfrage ist freiwillig und steht in Ihrer eigenen Entscheidung. Sie müssen nicht an einer Umfrage teilnehmen und vermie3dne so eine Datenverarbeitung über das Tool.

B.9   Nutzung von Zoom

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Onlineevents durchzuführen. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Onlineevent machen.

Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung bei Zoom sein:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),

Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Onlineevent anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Onlineevents die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Beachten Sie bitte, dass der Anbieter von „Zoom“ notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten erhält, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau wird uns zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln vom Anbieter versprochen. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von Onlineevents nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.

Zweck der Datenverarbeitung: Wir verwenden „Zoom“, um die Onlineevents durchzuführen. Wenn wir Onlineevents aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen auch angezeigt.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Onlineevents. Im Übrigen ist Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Onlineevents Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Onlineevents.

Dauer der Speicherung: Wir löschen personenbezogene Daten dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht, bei den Onlineevents also i.d.R. dann, wenn das Event beendet ist. Grundsätzlich werden eventbezogene Daten spätestens nach 40 Tagen gelöscht.

Ein Erfordernis für die Speicherung kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Sie können die Datenverarbeitung via Zoom dadurch verhindern, dass Sie an dem Onlineevent nicht teilnehmen. Wird das Event als hybrides Event angeboten, können Sie gerne auch direkt in Präsenz an der Veranstaltung teilnehmen.

B.10 Verschlüsselung der Website und der Kommunikation

Die Website und damit die Datenübermittlungen über diese sind nach dem SSL-Standard (https-Protokoll) verschlüsselt. Die Zertifikate sind, je nach Domain, durch Let’s Encrypt oder Sectico ausgestellt.

B.11 Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland (EU-Ausland)

Es besteht die Absicht, personenbezogenen Daten in die Vereinigten Staaten von Amerika (USA) zu übermitteln. Diese Absicht bezieht sich konkret auf eine Datenübermittlung an:

  • Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA („Google“). als Anbieter des Kartendienstes Google Maps und der Videoplattform YouTube,
  • Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, USA, als Anbieter des Onlineevent-/Videokonferenz-Service Zoom.

Mit den genannten Unternehmen wurden die EU-Standarddatenschutzklauseln vereinbart und im Übrigen durch zusätzliche Vereinbarungen das Risiko der Datenverarbeitung in den USA so weit reduziert, dass die Datenübermittlung an diese Unternehmen grundsätzlich zulässig ist. Wo erforderlich, wurde überdies ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO geschlossen.

  1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten bei Präsenzteilnahme

C.1   Datenverarbeitung zur Erstellung von Namenslisten/Namensschildern/Namebadges

Wenn Sie an einer Präsenzveranstaltung teilnehmen, verarbeiten wir im Falle Ihrer Einwilligung Ihren Namen, um Namenslisten für alle Teilnehmer, Namensschilder für Sie und/oder Namebadges für Sie erstellen zu können.

Zweck der Datenverarbeitung: Die Erstellung von Namenslisten und -schildern bezweckt die Ermöglichung des Networking, des Kennenlernens, sowie der einfacheren Kommunikation und Identifikation der Teilnehmer untereinander.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist hier Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO, also Ihre Einwilligung, die wir bei der Anmeldung/Registrierung für die Veranstaltung von Ihnen erfragen.

Dauer der Speicherung: Wenn Sie die entsprechenden Schilder nicht mitnehmen, vernichten wir diese nach Abschluss der Veranstaltung. Listen, soweit sie ausgegeben werden, können von den Teilnehmern mitgenommen werden und werden im Übrigen von uns gelöscht bzw. vernichtet, sobald der Zweck für ihre Erstellung weggefallen ist, spätestens nach 40 Tagen.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Wenn Sie nicht einwilligen, werden wir Ihre Daten hierfür nicht verwenden.

Nach Ihrer Einwilligung können Sie jederzeit diese uns gegenüber oder dem Veranstalter gegenüber widerrufen und wir beenden die diesbezügliche Datenverarbeitung für die Zukunft.

C.2   Datenverarbeitung zur Kontaktnachverfolgung (Corona)

Wenn und solange wir dazu verpflichtet sind, werden wir Ihre Kontaktdaten im Falle Ihrer Anwesenheit auf einer Veranstaltung gemäß der jeweils aktuellen Corona-Verordnung verarbeiten.

Zweck der Datenverarbeitung: Rückverfolgbarkeit von Infektionen mit COVID-19.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung: Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO (also eine gesetzliche Pflicht unsererseits) in Verbindung mit der jeweils aktuellen Corona-Schutz-Verordnung des Bundeslandes, in welchem der Veranstalter seinen Sitz hat. Die jeweilige Corona-Schutz-Verordnung wiederum wurde aufgrund des Infektionsschutzgesetzes (IfSchG) des Bundes erlassen.

Empfänger der erhobenen Kontaktdaten: Die erhobenen Daten dürfen ausschließlich auf Anforderung der zuständigen Gesundheitsbehörden zur Nachverfolgung von möglichen Infektionswegen weitergegeben werden.

Dauer der Speicherung: Die Kontaktdaten werden für einen Zeitraum von einem Monat aufbewahrt und dann vernichtet.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit: Ohne diese Datenerhebung können Sie an der Präsenzveranstaltung leider nicht teilnehmen, da wir Sie in diesem Falle nicht teilnehmen lassen dürfen. Handelt es sich um eine hybride Veranstaltung, können Sie stattdessen online teilnehmen.

C.3   Nutzung des Umfragetools Slido

         Auch bei einer Präsenzteilnahme kann das Umfragetool Slido eingesetzt werden. Die Informationen oben zu B.8 gelten entsprechend.

  1. Ihre Rechte

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie „Betroffener“ und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichen zu:

D.1   Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, von uns unentgeltlich eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Ist dies der Fall, dann haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf weitere Informationen, die Sie Art. 15 DSGVO entnehmen können. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

D.2   Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Ebenso haben Sie das Recht – unter Berücksichtigung der oben genannten Zwecke der Verarbeitung – die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

D.3   Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO vorliegt. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

D.4   Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegt. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

D.5   Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

D.6   Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, wenn die Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO vorliegen. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

D.7   Widerspruchsrecht bei Verarbeitung wegen berechtigtem Interesse, sowie gegen Direktwerbung

Soweit wir ausnahmsweise personenbezogene Daten auf der Basis des Art. 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeiten (also wegen berechtigten Interessen), haben Sie das Recht jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten bei uns Widerspruch einzulegen. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder aber, wenn wir die betreffenden Daten von Ihnen zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, so werden wir Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten (vgl. Art. 21 DSGVO). Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden.

Als Widerspruch in diese Sinne gilt auch ein technisches Verfahren, das Sie einsetzen, bspw. eine eindeutige technische Information, die Ihr Webbrowser uns übermittelt („Do-Not-Track“-Mitteilung).

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

D.8   Widerrufsrecht bei erteilter Einwilligung

Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen. Sie können sich hierfür per Post oder per E-Mail an uns wenden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

D.9   Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Es sei denn die Entscheidung ist für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen Ihnen und uns erforderlich, sie ist aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen wir unterliegen, zulässig und diese Rechtsvorschriften enthalten angemessene Maßnahmen zur Wahrung Ihrer Rechte und Freiheiten sowie Ihrer berechtigten Interessen oder die Entscheidung erfolgt mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

Eine solche automatisierte Entscheidungsfindung findet durch uns nicht statt.

D.10 Freiwilligkeit der Bereitstellung der Daten
Ist die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben, so weisen wir grundsätzlich bei der Erhebung der Daten darauf hin. Teilweise sind die von uns erhobenen Daten für einen Vertragsabschluss erforderlich, nämlich dann, wenn wir anderweitig unsere vertragliche Verpflichtung Ihnen gegenüber nicht oder nicht ausreichend erfüllen könnten. Es besteht für Sie keine Verpflichtung die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Jedoch kann die Nichtbereitstellung dazu führen, dass wir eine von Ihnen gewünschte Leistung, Handlung, Maßnahme o.ä., nicht durchführen oder anbieten können oder ein Vertragsschluss mit Ihnen nicht möglich ist.

D.11 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben jederzeit unbeschadet anderweitiger Rechte das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt.

Stand dieser Datenschutzhinweise: Oktober 2020