Teilnahmebedingungen Aussteller/Sponsoren

 

(1) Vorbemerkung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Veranstaltung. Die nachfolgenden Regelungen gelten für alle Liefer- und Leistungsbeziehungen zwischen uns. Sie gelten auch für alle künftigen Geschäftsbeziehungen, auch wenn diese Bestimmungen nicht noch einmal ausdrücklich vereinbart werden. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen werden nur Vertragsbestandteil, wenn wir diese schriftlich anerkennen. Diese Regelungen gelten auch dann, wenn wir in Kenntnis entgegenstehender oder abweichender Bedingungen eine Lieferung oder Leistung erbringen.

(2) Anmeldung und Zulassung

Ein Vertrag über die Teilnahme als Aussteller oder aber über den Abschluss eines Sponsorenpaketes erfordert zunächst die Übermittlung eines vollständig ausgefüllten Anmeldeformulars. Die Anmeldung erfolgt auf dem jeweiligen Vordruck der Ausstelleranmeldung sowie des Sponsorpaketes/ Sponsorenvertrages. Diese Anmeldung/Vertrag ist ausgefüllt und rechtsverbindlich unterschrieben baldmöglichst an die H.U.T. GmbH zurückzusenden.

Mit der Anmeldung erkennt der Aussteller/Sponsor für sich und die von ihm Beauftragten diese Teilnahmebedingungen als verbindlich an. Der Vertrag mit Ausstellern/Sponsoren erfolgt durch eine Bestätigung in Textform (z.B. E-Mail oder Telefax) des Veranstaltungsabwicklers, wodurch ein Vertrag zwischen Aussteller und Veranstalter geschlossen wird. Die erteilte Zusage kann vom Veranstalter widerrufen werden, wenn die Voraussetzungen für die Erteilung nicht oder nicht mehr gegeben sind. Der Veranstalter ist berechtigt, Anmeldungen ohne Begründung zurückzuweisen.

(3) Standvergabe und Bestimmungen

(3.1) Standvergabe

Die Ausstellungsstände werden vom Veranstaltungsabwickler zugeteilt. Das Eingangsdatum der Anmeldung ist hierbei nicht maßgebend. Die Größe der gesamten Ausstellungsfläche ist begrenzt. Ein Anspruch auf eine bestimmte Standplatzierung besteht nicht, Platzierungswünsche werden soweit möglich berücksichtigt, sind aber nicht verbindlich. Der Veranstalter kann Stände aus organisatorischen Gründen oder zur Wahrung des Gesamtbildes verlegen oder die Ausstellungsfläche und –aufteilung anpassen. Ein einseitiges nachträgliches Umplatzierungsrecht des Veranstalters ist gegeben, wenn für die Änderung ein triftiger Grund auf Seiten des Veranstalters vorliegt und wenn diese Änderung für den Aussteller/Sponsor zumutbar ist. Ein triftiger Grund ist beispielsweise gegeben,

- wenn die Sicherheitslage auf dem Gelände / in der Halle eine Umplatzierung erfordert,
- wenn wegen eines nicht vorhergesehenen Bewerberandrangs Platzmangel entstanden ist und noch weitere Aussteller/Sponsoren zugelassen werden sollen, oder
- wenn der Bewerberandrang geringer ist als erwartet und die Gefahr besteht, dass zwischen den Ständen erhebliche Lücken entstehen, oder wenn der Veranstalter mangels Platzbedarfs eine Halle ganz oder in Teilbereichen schließen möchte.

Finanzielle Ansprüche kann der Aussteller/Sponsor deswegen nicht geltend machen. Falls es für die Umplatzierung zwar einen triftigen Grund gibt, die Ausstellung hingegen dem Aussteller objektiv nicht zumutbar ist, steht dem Aussteller ein Rücktrittsrecht zu, welches er innerhalb einer Woche nach Erhalt der Umplatzierungsmitteilung ausüben muss. Tut er dies nicht, gilt die Umplatzierung als akzeptiert.

Der Aussteller ist zur Entrichtung der Miete auch dann verpflichtet, wenn er aus in seiner Person liegenden Gründen, also aus Gründen, die in seinen Risikobereich fallen, die Standfläche nicht in Gebrauch nehmen kann. Dies gilt auch dann, wenn ihn kein Verschulden trifft.
Der Aussteller/Sponsor darf den ihm zugewiesenen Standplatz, nur mit schriftlicher Genehmigung des Veranstaltungsabwicklers (Textform ausreichend) ganz oder teilweise Dritten überlassen, ihn vertauschen, untervermieten oder für andere Firmen annehmen. Vor Aufnahme eines Mitausstellers ist dieser dem Veranstaltungsabwickler schriftlich zu benennen. Die Aufnahme des Mitausstellers ist zustimmungsbedürftig, wobei der Veranstaltungsabwickler seine Zustimmung nur aus berechtigten Gründen verweigern darf. Bei Buchung eines Mitausstellers fallen Zusatzkosten an. Der Aussteller darf jedoch nicht die gesamte Fläche einem Dritten überlassen bzw. untervermieten.
Mitaussteller ist, wer auf der einem Aussteller zugewiesenen Standfläche mit eigenem Personal oder Angebot auftritt (dies gilt auch für wirtschaftlich mit dem Aussteller verbundene Unternehmen.) Die rechtliche und wirtschaftliche Verantwortung für den Mitanmelder liegt beim Aussteller/Sponsor.

(3.2) Standbegrenzungen

Eine Überschreitung der gebuchten Standbegrenzung ist nicht zulässig. Der Veranstaltungsabwickler kann verlangen, dass Ausstellungsstände, deren Aufbau nicht genehmigt ist bzw. nicht den Ausstellungsbedingungen entspricht, geändert oder entfernt werden. Muss ein Stand aus diesem Grund geschlossen werden, so findet eine Rückerstattung der Standmiete nicht statt. Jede Überschreitung der gebuchten Standfläche wird in Höhe von EUR 250,00 zzgl. MwSt. pro qm in Rechnung gestellt. Die Höhe der Standfläche bzw. zusätzlichen pro qm kann sich individuell bei den einzelnen Kongressen ändern. Bitte die jeweiligen Anmeldeformulare beachten.

(3.3) Systemstand / eigenes Standsystem

Der Mietpreis des Ausstellungsstandes bezieht sich auf die reine Ausstellungsfläche und beinhaltet keinerlei Standmaterial. Sofern der Aussteller kein eigenes Standsystem verwendet, können Systemstandelemente einer beim Veranstaltungsabwickler akkreditierten Messebaufirma gebucht werden. Der Katalog für das Zusatzmaterial- und mobiliar wird separat zugestellt.

(3.4) Standaufbau und -abbau; Vertragsstrafe

Der Aufbau der Stände wird frühzeitig bekannt gegeben. Der Aussteller ist vor der Planung seines Standaufbaus verpflichtet, sich über die baulichen Gegebenheiten seiner gebuchten Standfläche (Säulen, Brandschutzeinrichtungen etc.) rechtzeitig (bis spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung) beim Veranstaltungsabwickler zu informieren. Der Standaufbau muss rechtzeitig vor Eröffnung der Veranstaltung abgeschlossen sein. Der Aussteller verpflichtet sich zur Entsorgung des Mülls nach Auf- und Abbau des Standes. Notwendige Aufräumarbeiten werden dem Verursacher in Rechnung gestellt. Der Beginn des Abbaus wird rechtzeitig vom Veranstaltungsabwickler bekannt gegeben. Kein Stand darf vor Veranstaltungsende ganz oder teilweise geräumt werden. Der Veranstaltungsabwickler behält sich vor, aus organisatorischen Gründen die Dauer der Ausstellung oder die Auf- und Abbauzeiten insgesamt oder in Teilbereichen anzupassen. Die Aussteller werden über diese Änderungen rechtzeitig im Vorfeld der Veranstaltung informiert. Zuwiderhandelnde Aussteller müssen eine Vertragsstrafe in Höhe einer halben Bruttostandmiete zahlen. Die Vertragsstrafe schließt weitergehende Ansprüche des Veranstalters nicht aus, wird aber auf sie angerechnet.

(3.5) Strom-, Wasser- und Telekommunikationsanschluss

Die allgemeine Beleuchtung sowie ein einfacher Stromanschluss sind im Ausstellerpaket enthalten. Ein höherer Stromanschluss sowie Wasser- und Telefonanschluss und zusätzliche Telekommunikationseinrichtungen (Analog, ISDN, DSL, Wireless Lan etc.) sind vom Aussteller separat zu buchen. Die Abrechnung erfolgt zwischen Veranstaltungsabwickler und dem Aussteller/Sponsor.

(3.6) Bewachung

Der Veranstalter stellt für den Ausstellungsstand keine Bewachung. Für die Beaufsichtigung und Bewachung des Standes ist der Aussteller selbst verantwortlich. Das gilt auch während der Auf- und Abbauzeiten, vor Beginn und nach Beendigung der Veranstaltung. Der Veranstalter empfiehlt, zur Sicherung des Standes während der Nachtstunden rechtzeitig eine Standwache über den Veranstaltungsabwickler auf eigene Kosten zu buchen. Die Abrechnung erfolgt zwischen Veranstaltungsabwickler und dem Aussteller/Sponsor.

(3.7) GEMA-Genehmigung

Bei Musikwiedergabe am Ausstellungsstand ist die Genehmigung der GEMA-Gesellschaft für musikalische Ausführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte durch den Aussteller/Sponsor einzuholen.

(3.8) Kongressteilnahme und Zulassung

Die Kongressteilnahme berechtigt zum Zutritt zu den Vorträgen, Ausstellungen und allen etwaigen Abendveranstaltungen (wenn angeboten und sofern nichts anders ausgewiesen). Kongressteilnehmer erhalten die gesamten Kongressunterlagen. Workshops zu Beginn und am Ende der Veranstaltung müssen ggf. extra gebucht werden.

(3.9) Standbetreuer und Zulassung

Die Standbetreuer haben lediglich Zutritt zur Ausstellung. Der Zugang zu den Vorträgen und allen etwaigen Abendveranstaltungen ist nicht gestattet.

(4) Werbung, Veranstaltungen und Aktionen auf dem Stand

Die Ausgabe von Prospektmaterial oder sonstiger Werbung ist nur auf dem eigenen Stand erlaubt. Zusätzliche Marketing- und Werbemaßnahmen außerhalb der schriftlichen Vereinbarungen des Ausstellers und Sponsors z.B. Plakate, Aufsteller, Auslage von Informationsmaterial, Give-aways, Stand- und Veranstaltungspartys, Promotionsaktionen etc., auch außerhalb des Ausstellungsbereiches (Vortragsräume, Infosäulen, vor und in weiteren Räumen des Veranstaltungsortes sowie an dritten Orten bei werblicher Bezugnahme auf die Veranstaltung) sind kostenpflichtige bzw. zustimmungsbedürftige Zusatzleistungen. Die Zustimmung durch den Veranstalter ist mindestens acht Wochen vor Kongressbeginn einzuholen und wird ggfs. gesondert in Rechnung gestellt. Lautsprecherwerbung, Dia- und Filmvorführungen und Veranstaltungen auf dem eigenen Stand sind spätestens vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn dem Veranstalter bekannt zu machen und von diesem schriftlich genehmigen zu lassen.

Der Veranstaltungsabwickler ist berechtigt, trotz vorher erteilter Genehmigung Vorführungen einzuschränken oder zu untersagen, die Belästigungen, Schmutz, Staub, Abgase oder Erschütterungen verursachen oder aus sonstigen Gründen zu einer Gefährdung oder Beeinträchtigung der Veranstaltung führen.

Der Aussteller/Sponsor verpflichtet sich, keine Werbung, die gegen rechtliche Bestimmungen oder die guten Sitten verstößt, vorzunehmen. Der Aussteller/Sponsor sichert zu, dass die Benutzung seines Firmennamens, seines Firmenlogos sowie andere Werbemaßnahmen markenrechtlich, firmenrechtlich und urheber- sowie wettbewerbsrechtlich uneingeschränkt zulässig sind. Ferner verpflichtet sich der

Aussteller/Sponsor, Kennzeichen des Veranstalters (z.B. Marken, Logos, Firmenbezeichnungen, Veranstaltungsnamen etc.) nur nach dessen vorheriger Zustimmung zu verwenden. Der Aussteller/Sponsor stellt den Veranstalter im Übrigen von allen Schäden, Kosten oder Ansprüchen frei, die von Dritten wegen Werbemaßnahmen des Ausstellers/Sponsors erhoben werden. Ziff. (9.2) gilt entsprechend.

(5) Aussteller- /Teilnehmerausweise

Für die Dauer der Veranstaltung ist das vom Veranstaltungsabwickler an alle Aussteller/Sponsoren und Kongressteilnehmer ausgegebene Namensschild zu tragen. Andere Namensschilder sind nicht gestattet.

(6) Zahlungsbedingungen

(6.1) Nach der Buchung erhalten Sie eine Rechnung über die Kosten und eventuelle sonstigen Kosten; der Rechnungsbetrag ist (vorbehaltlich Ziffer 6.2.) zahlbar nach Erhalt ohne Abzug.

(6.2) Bei kurzfristig abgeschlossenen Verträgen (weniger als 30 Tage vor der Veranstaltung) ist der Betrag spätestens zwei Tage vor der Veranstaltung fällig. Dies gilt im Übrigen auch für sämtliche im Rahmen des Vertragsverhältnisses zu zahlenden Beträge.

(7) Allgemeines

(7.1) Der Veranstaltungsabwickler ist berechtigt, bei Erhöhung der eigenen Gestehungskosten infolge von gestiegenen Herstellungs-, Bezugs- und Lohnkosten sowie Energiekosten, Gebühren, Steuern und sonstigen öffentlichen Abgaben am Veranstaltungsort, die jeweiligen Preise um die erhöhten Kosten anzuheben. Die maximal mögliche Erhöhung der einzelnen Preise im Zeitraum zwischen Vertragsabschluss und Durchführung der Veranstaltung ist begrenzt auf 5%.

(7.2) Die fristgerechte Erfüllung sämtlicher Verbindlichkeiten ist Voraussetzung für den Bezug der Standfläche. Bei nicht fristgerechter oder nicht vollständiger Bezahlung der Rechnung ist der Veranstalter berechtigt, den Vertrag mit Ihnen zu lösen und über die Standfläche anderweitig zu verfügen.

(7.3) Die vom Veranstaltungsabwickler erbrachten Leistungen werden in EURO fakturiert. Sie sind verpflichtet, den aus der Rechnung ersichtlichen Betrag in der aus der Rechnung ersichtlichen Währung („Abrechnungswährung") zu zahlen. Sofern der Veranstalter aus Kulanzgründen, ohne hierzu verpflichtet zu sein, im Einzelfall bereit ist, einen Ausgleich der Rechnung in einer anderen Währung als der Abrechnungswährung zu akzeptieren, so ist der jeweiligen Zahlung hinsichtlich der Umrechnung der amtliche am Tag des Zahlungseinganges gültige Einkaufskurs der Abrechnungswährung zugrunde zu legen. Etwaige Kursverluste zur Abrechnungswährung nach Fälligkeit der Rechnung gehen somit zu Ihren Lasten.

(7.4) Beanstandungen der Rechnung sind unverzüglich, spätestens binnen 2 Wochen nach Zugang, schriftlich geltend zu machen; spätere Einwendungen können nicht mehr berücksichtigt werden.

(8) Stornierung

(8.1) Stornierung durch den Aussteller/Sponsor

Die Buchung eines Aussteller- oder Sponsoringpaketes ist verbindlich. Eine Stornierung und damit einhergehende Erstattung des Rechnungsbetrages ist nicht möglich.

(9) Haftung

(9.1) Haftung des Veranstalters

Schadensersatzansprüche gegen den Veranstalter wegen Verlust oder Beschädigungen von am Stand eingebrachten Gegenständen sind, außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Veranstalters, ausgeschlossen. Im Übrigen ist die Haftung des Veranstalters - ausgenommen in Fällen des Vorsatzes, der groben Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leib, Leben oder Gesundheit und in Fällen zwingend angeordneter Haftung - auf die schuldhafte Verletzung wesentlicher Pflichten aus diesem Vertrag und der Höhe nach ist auf das Doppelte einer Standgebühr bzw. einer Sponsorenvergütung beschränkt.

(9.2) Haftung des Ausstellers/Sponsors

Der Aussteller/Sponsor erhält den Standplatz bzw. die Ausstellungsfläche in einem fehlerfreien, für die geplante Verwendung in vollem Umfang geeignetem Zustand. Etwaige Beeinträchtigungen oder Beschädigungen sind vom Aussteller/Sponsor vor Standaufbau dem Veranstalter schriftlich mitzuteilen und geeignet zu dokumentieren (Fotografien). Eine nachträgliche Geltendmachung vorhandener Schäden oder Beeinträchtigungen ist nicht möglich.
Der Aussteller/Sponsor haftet bei schuldhaftem Verhalten für alle Beschädigungen des Standplatzes/der Ausstellungsfläche sowie für vom Messebau, dem Hotel, beispielsweise wegen unzulässiger Werbung oder Schutzrechtsverletzungen, des Veranstaltungsorts oder anderen Dienstleistern zur Verfügung gestelltes Material/Zubehör. Den Ausstellern/Sponsoren wird empfohlen, ihr Risiko selbst über eine Versicherung (erweiterte Betriebshaftpflicht) abzudecken.

Im Falle einer Inanspruchnahme des Veranstalters durch den Eigentümer/Betreiber des Veranstaltungsorts und/oder den Messebauern oder sonstigen Dritten stellt der Aussteller/Sponsor den Veranstalter auf erste Anforderung von allen hieraus resultierenden Schäden, Kosten oder Ansprüchen, einschließlich der Kosten einer angemessenen Rechtsverteidigung, frei.

Im Übrigen gelten die gesetzlichen Bestimmungen.

(10) Höhere Gewalt

Kann der Veranstalter aufgrund unvorhergesehener besonderer, vom Veranstalter nicht beeinflussbarer Umstände die Veranstaltung nicht durchführen, entfällt die Standmiete. Muss aus besonderen Umständen eine begonnene Veranstaltung verkürzt oder vorzeitig beendet werden, hat der Aussteller/Sponsor keinen Anspruch auf Rückerstattung oder Reduktion der Standmiete. Der Aussteller/Sponsor hat keinerlei Ansprüche auf Schadensersatz.

(11) Behördliche Bestimmungen

Sämtliche Gänge im Ausstellungsbereich müssen aufgrund von Sicherheitsvorschriften in voller Breite freigehalten werden. Die Einrichtung der Stände darf nicht über die Begrenzung des Standes hinausgehen.

(12) Gerichtsstand

Auf das Vertragsverhältnis findet das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Regelungen zum Internationalen Prozessrecht und zum CISG Anwendung. Gerichtsstand ist Köln.

(13) Salvatorische Klausel, Schriftform

Alle Änderungen und Ergänzungen zu diesen Bedingungen sowie zu den mit dem Aussteller/Sponsor geschlossenen Verträgen, bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für eine Änderung dieser Klausel.

Sollten einzelne Bestimmungen vorliegender Vereinbarung unwirksam sein oder werden, so berührt dies im Zweifel die Wirksamkeit anderer Bestimmungen vorliegender Vereinbarung nicht. Vielmehr verpflichten sich beide Vertragspartner, anstelle eines etwa unwirksamen Textteils eine Regelung zu vereinbaren, die dem angestrebten Vertragszweck entspricht oder ihm wirtschaftlich so nahe wie möglich kommt.

Sinngemäß gilt das Gleiche, sofern das Vertragswerk eine Lücke aufweisen sollte. Für diesen Fall besteht Einvernehmen zwischen den Vertragspartnern, eine etwa fehlende Regelung durch eine ergänzende Vereinbarung zu ersetzen, die dem beiderseits angestrebten Vertragszwecks entspricht.

VERANSTALTUNGSABWICKLUNG

H.U.T. GmbH

Stolberger Straße 108a
50933 Köln

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Eintrag im Handelsregister:
Registernummer HRB 1967
Amtsgericht Köln

VERANSTALTER

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10117 Berlin

Tel: 030/726250-0
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https://www.einzelhandel.de

Eintrag im Vereinsregister
Vereinsregister Berlin / Amtsgericht Charlottenburg
Amtsgerichtsplatz 1 / 14057 Berlin-Charlottenburg

VERANSTALTER

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50672 Köln

Tel: 0221/579930
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Registernummer: HRB 1941